项目档案是项目建设的重要组成部分。为全面推动档案规范化管理，梨东改扩建项目在全线推进配备智慧档案室，打造“数字化+标准化”档案管理新模式。
传统的档案管理由于方式落后、设备陈旧等因素，容易造成管理质量差、查找速度慢、使用效率低，甚至发生档案资料损毁、丢失等现象。为解决上述问题，梨东改扩建项目借力数字化手段，建设智慧档案室，可实现电子文件采集、整理、归档等全流程信息化管理，档案分类整理、施工资料归集、档案保存及后期资料归档移交等方面将实现质的提升。
据悉，目前梨东改扩建项目A1标智慧档案室已建设完成率先亮相。该智慧档案室配备了9排4档6层的密集柜，可容纳近5000册档案。此外，档案数字化系统可将各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，可存放海量电子档案。将纸质档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全，查阅更为方便迅速，另外，通过档案的数字化处理后，可规避档案篡改行为等安全风险。
为提高档案管理的安全性，该档案室应用射频识别技术、二维码识别技术、传感器技术和各种先进的声像记录技术，用于实体档案识别与保护、人员身份识别等。通过互联网，工作人员可以精准掌握实体档案的位置、管理状况等，以便档案管理人员实时掌握每一份档案的状态。档案室配备了智能安防系统，包括动态视频监控系统、防火报警系统、防盗报警系统、智能门禁管理系统等，当发生险情或异常情况时，及时报警、通知管理人员，为档案上了一把“安全锁”、建了一面“防火墙”。
